学院已初步确定了第十六届研究生学术月汇报日程，并安排答辩小组和研究生会志愿者参与活动。现将第一周汇报日程安排及相关注意事项公示如下，请相关人员认真准备，按时参加。

活动要求

（一）汇报人

①每人汇报总时长15分钟，其中10分钟自主汇报（剩余1分钟时答辩主席会按铃示意），剩余5分钟为互动交流和点评环节。

②汇报人在汇报之前，需提前联系好自己的导师作为评委老师在汇报当天到场，如导师因故无法到场，应联系与自己研究方向相关的老师到场。

③汇报当天需至少提前20分钟到现场（或进入线上会议室），确认相关设备、PPT可以正常打开。

（二）答辩小组

1. 人员构成及分工

（1）答辩主席负责当场汇报的开场介绍（需提前联系汇报人，了解汇报人情况和汇报主题）、计时（自主汇报限时10分钟，9分钟时进行倒计时提醒）、主持互动环节和结束语等，确保当场汇报有序进行。会后收集、检查当场汇报所有文字记录，2天内交给研会学习部存档。

（2）答辩秘书答辩秘书1负责现场记录纸质《学术汇报记录表》，并形成电子文档，需在汇报结束后1天内将电子版表格交给本组答辩主席，提交前需经由汇报人核对无误。答辩秘书2负责提前通知、确认当场汇报的相关人员按时到位，协助研会志愿者负责现场布置和设备调试。在汇报开始前给答辩小组每位成员发放纸质不记名《学术汇报评价表》，并统计汇总成电子版《学术汇报评价汇总表》。 所有答辩秘书需准备1-2个问题，在汇报结束后积极与汇报人互动交流。所有材料需在汇报结束后1天内将电子版表格交给本组答辩主席。

2. 注意事项

①纸质表格由研会统一打印当天发放。

②答辩小组成员应在18:40前到达院楼1017教室，答辩小组需全程参与当天的所有汇报场次，无故不得缺席，如有特殊情况提前自行联系好调换的时间和人员，并至少提前1天向研会负责人说明。希望答辩小组成员积极参与，认真对待，按时整理提交相关材料。

（三）研究生会

1.负责人

①按时通知汇报注意事项；

②汇报结束后提醒、督促答辩小组成员提交相关材料并汇总保存

2.志愿者

负责每场汇报会的签到、场地布置、设备调试和照片拍摄等工作，需在18:30前到达现场。